关于变更授予学位研究生学籍学位材料归档方式的通知

研字〔2021〕34号

各研究生培养单位：

   为适应学校研究生教育规模大幅增长的发展趋势，进一步规范授予学位研究生学籍学位材料的归档整理工作，提升归档工作质量和效率，研究生工作部、研究生院经调研，并与档案馆协商，决定变更授予学位研究生学籍学位材料归档方式。现就有关事宜通知如下：

一、变更后的归档方式

（一）遵循“谁招生、谁培养、谁负责”原则，将授予学位研究生学籍学位材料的归档方式，由原来由研究生院统一立卷整理录入后向档案馆移交的方式变更为由各培养单位立卷整理录入向档案馆移交。

（二）在研究生学位论文答辩资格审核阶段，各培养单位不再向研究生院集中提交答辩审核材料，仅将需要审核的材料提交至研究生院审核盖章，并从研究生院领取所须材料，最终形成研究生学籍学位材料。

（三）相关人事档案材料管理：学籍学位归档材料中的部分一式两份材料（含：研究生培养计划表、研究生成绩单、学位申请书、申请学位答辩审核表、毕业研究生登记表、学位评定委员会关于授予学位的决定），须同时归档至研究生个人人事档案中。博士研究生和学术型硕士研究生材料由各培养单位研究生相关工作人员提交至研究生工作部、研究生院，专业硕士学位研究生材料仍由各培养单位自行归档管理。

二、工作职责

研究生学籍学位材料是研究生教育的重要部分，也是学校人才培养的重要见证和历史记录，属于永久性档案资料。研究生工作部、研究生院对学籍学位材料归档工作负有管理责任，负责规范归档范围、指导监督归档质量，并对每年的归档情况进行考核通报。档案馆对归档材料的整理及系统录入进行指导，并对归档材料进行检查及验收。  

各研究生培养单位应高度重视归档工作，确保授予学位研究生学籍学位材料齐全完整、整理规范、目录完备，并于每年12月30日前，完成当年授予学位研究生学籍学位材料的归档，对于不按规定归档或者不按期移交档案的，研究生工作部、研究生院将进行通报。

三、归档事宜

（一）归档材料及排序

1.博士研究生

2.学术型硕士研究生

3.专业学位硕士研究生

4.同等学力硕士

（二）纸质材料的整理

1.立卷：每名学生的材料立为一卷，卷与卷之间按照学位证书编号顺序排列。卷内文件材料严格按照“排序”顺序排列。

2.卷内文件的编页：文书档案以卷为单位编制页码，用阿拉伯数字从“1”开始逐页流水编制。页号的位置编写在正面的右上角，反面的左上角，统一用铅笔书写，空白页不编页。

3.文件的修整：去除卷内文件上的金属物，如：钉书针、回形针等，以防年久锈蚀文件。

（三）系统著录

认真填写《研究生学籍学位数据导入模板》，提交给档案馆，由档案馆批量导入至学校档案管理系统的各单位预立卷中。

（四）案卷封面、目录的打印

各培养单位登录学校档案管理系统，在单位预立卷中打印每卷档案的案卷封面及卷内文件目录。

（五）填写卷内备考表

每卷档案填写一份《卷内备考表》。务必保证档案材料的齐全，如有缺失等情况须要在备考表中写明。

（六）档案装盒

一卷完整的档案由案卷封面、卷内文件目录、纸质档案及备考表组成。按照档号顺序，每2卷档案装入1个档案盒，不同培养层次、培养类型学生的档案不能放在一个档案盒里。将归档单位名称、学生姓名及档案号用铅笔写在档案盒背脊上。

（七）档案移交

提交档案移交单，写明移交单位、移交的档号区间及档案卷数、盒数等信息。档案馆根据移交单验收无误后，交接双方在移交单签名，各存一份备查。

（八）其他

纸质档案材料的整理及归档，可登陆档案馆网站首页（http://archives.cufe.edu.cn/）的“归档相关业务”，查看《纸质文件整理归档操作方法》视频，及相关业务指导文件。归档过程如有问题可联系档案馆：62288936，刘蕾、任婷。

研究生留校学籍学位材料，是学校研究生教育工作的重要资料，各培养单位须高度重视学籍学位材料的归档工作，协调本单位研究生相关工作人员负责此项工作。研究生院将在本通知下发后组织归档工作培训会，对相关工作人员进行培训，培训时间另行通知。

特此通知。

研究生工作部、研究生院

                              2021年6月11日